현금 쓰고 영수증 못 받은
해외출장비 비용처리 방법은?

대표님과 상담을 하다 보면 자주 나오는 질문이 있습니다.

“해외출장비인데요. 그 나라 특성상 신용카드도 잘 안 되고 대부분 현지 현금으로 썼습니다. 영수증도 제대로 못 받았는데… 이거 비용처리 안 되는 건가요?”

결론부터 말씀드리면, 반드시 영수증이 있어야만 비용처리가 가능한 것은 아닙니다. 다만, 어떻게 지급·정산했느냐에 따라 결과는 완전히 달라집니다.

1️⃣ 소득세법의 해외출장비 관련 집행기준

✅ 소득세집행기준 12-12-4 [해외출장여비의 실비변상적 급여의 범위]

① 회사의 업무수행을 위하여 근로자가 해당 회사의 ‘해외출장비 지급기준’에 따라 지급 받는 출장비로 출장목적, 출장지, 출장기간 등을 감안하여 실지 소요되는 비용을 충당할 정도의 범위 내에서 지급하는 경우 실비변상적인 성질의 급여에 해당되어 비과세 된다.

② 종업원이 업무수행을 위한 해외출장으로 인하여 실제 소요된 항공료·숙박비를 선지출하고 해당 법인으로부터 그 지출한 금액을 정산하여 지급받는 경우로서 해당 해외출장 비용이 「소득세법」에서 규정한 증빙(신용카드매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서)에 의하여 확인되는 때에는 동 금액은 해당 종업원의 근로소득에 해당하지 않는다.

2️⃣ 회사 지급기준에 따른 ‘실비변상적 해외출장비’

이는 실무에서 가장 많이 활용되는 방식입니다. 회사의 업무 수행을 위해 근로자가 회사에서 정한 ‘해외출장비 지급기준’에 따라 지급받는 출장비로서,

• 출장 목적

• 출장지

• 출장 기간

등을 고려했을 때 실제 소요되는 비용을 충당할 정도의 범위 내라면 이는 실비변상적 성질의 급여로 보아 비과세됩니다.

✅ 중요한 포인트

• 반드시 사전에 회사 내부 규정(해외출장비 지급기준)이 있어야 함

• 일비·식비·교통비 등 정액 또는 한도 기준으로 운영 가능

• 영수증이 없다고 해서 바로 부인되지 않음
  

즉, ‘해외라서 현금 사용이 불가피했고 영수증 확보가 어려웠다’는 사유는 지급기준이 제대로 있다면 충분히 설명 가능한 영역입니다.

3️⃣ 세무조사에서 보는 핵심

세무조사에서 해외출장비를 볼 때 세무서가 보는 포인트는 단순합니다.

✅ 해외출장비 지급기준이 존재하는가

✅ 출장 목적·기간·국가가 명확한가

✅ 지급금액이 통상적인 범위를 벗어나지 않는가

✅ 특정인(대표이사 등)에게만 과도하게 지급되지 않았는가

👉 이처럼 영수증 자체보다 구조와 합리성을 먼저 봅니다.

“해외출장비는 영수증의 문제가 아니라 ‘제도의 문제’입니다.

• 해외 특성상 현금 사용이 불가피한 국가

• 신용카드 인프라가 없는 지역

• 영수증 문화가 없는 국가

이런 현실을 세법도 무시하고 있지는 않습니다.

다만, 사전에 지급기준을 만들고, 국내출장 규정과 구분하는 것. 이 두 가지만 해두셔도 해외출장비는 충분히 안전하게 비용처리가 가능합니다.”

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